Brobygning

Hvorfor?

Når man vil IT-understøtte en arbejdsopgave, skal viden formidles fra de medarbejdere, der er eksperter i arbejdsopgaven, til de IT-specialister, der kan programmere computerne. Efterfølgende skal den tekniske løsning beskrives i en brugervejledning, der er forståelig for medarbejderne. Begge dele stiller store krav til kommunikationen.

Ved udbud af en IT-løsning er kravspecifikationen det grundlag, leverandørerne giver tilbud på. Hvis ikke man stiller de rigtige krav, får man sandsynligvis ikke den bedste løsning. Desuden gælder, at jo mere upræcis kravspecifikationen er, desto større er leverandørernes risiko. Det afspejler sig i prisen.

Hvordan?

De faglige medarbejdere kan sjældent uden hjælp se og formulere de reelle behov klart, fuldstændigt og stringent. Ofte vil de være tilbøjelige til at tage udgangspunkt i den nuværende arbejdsgang og beskrive en løsning, de forestiller sig - måske på baggrund af et andet system, de har set. Men der kan være bedre løsninger, hvis medarbejderne udfordres til at revurdere arbejdsgangene, og hvis leverandørerne får lov til at byde ind med deres viden.

Ved udarbejdelse af kravspecifikationer bør man lægge vægt på at beskrive behov i stedet for løsninger. Hvilken funktionalitet skal systemet stille til rådighed i hvilke trin i den fremtidige arbejdsgang? Selv om løsningen ikke beskrives i detaljer, kan kravene formuleres præcist.

Før man udbyder en kravspecifikation, bør man iøvrigt undersøge, om man allerede har byggeblokke i sin enterprise arkitektur, som kan genanvendes og dermed kan indgå i en løsning.

En vigtig brik i kommunikationen er, at afsender og modtager har samme forståelse af de begreber, der anvendes. Derfor vil en begrebsmodel være et centralt element i både kravspecifikationer og dokumentation af systemer.